RANGKUMAN BUKU Oleh: Laeli Zuhriyah Judul : Produktivitas dan Efisiensi dengan Supply Chain Management Pengarang : Andi Ilham Said, dkk Penerbit : PPM Tahun Terbit : 2006 Ketebalan Buku : 189 halaman TANTANGAN PENERAPAN SCM DI PERUSAHAAN Supply Chain Management (SCM) adalah pengelolaan informasi, barang dan jasa mulai dari pemasok paling awal sampai ke konsumen paling akhir dengan menggunakan pendekatan sistem yang terintegrasi dengan tujuan yang sama. Alasan mengapa diperlukannya SCM untuk diterapkan di perusahaan adalah sebagai berikut: a. Situasi geografis Indonesia sebagai negara kepulauan. b. Perubahan paradigm persaingan. c. Semakin canggihnya dukungan teknologi informasi. Prinsip dasar SCM ada 5, yaitu: 1. Prinsip Integrasi. Alemen dalam rtinya semua elemen yang terlibat dalam rangkaian SCM berada dalam satu kesatuan yang kompak dan menyadari adanya saling ketergantungan. 2. Prinsip Jejaring. Artinya semua elemen berada dalam hubungan kerja yang selaras. 3. Prinsip dari Ujung ke Ujung. Arttinya proses operasinya mencakup elemen pemasok yang paling hulu sampai ke konsumen yang paling hilir. 4. Prinsip Saling Tergantung. Setiap elemen dalam SCM menyadari bahwa untuk mencapai manfaat bersaing diperlukan kerja sama yang saling menguntungkan. 5. Prinsip Komunikasi. Artinya keakuratan data menjadi darah dalam jaringan untuk menjadin ketepatan informasi dan material. Dalam situasi internal dan eksternal yang sangat dinamis,maka SCM perlu direkayasa ulang secara keseluruhan. Dalam merekayasa ulang SCM di perusahaan, Cohen dan Roussel mengusulkan 5 hal penting yaitu: 1. Tetapkan SCM sebagai aspek strategis bagi perusahaan. 2. Rancang proses SCM dari ujung ke ujung 3. Rancang struktur organisasi SCM 4. Kembangkan model kolaborasi yang tepat. 5. Gunakan alat ukur kinerja ynag tepat. Di masa depan SCM akan semakin menjadi aset strategic yang menentukan daya saing perusahaan. Untuk itu SCM akan bercirikan tiga A, yaitu agility, adaptability, dan alignment. Pengertian Agility adalah SCM bukan saja hemat tetapi juga lincah dalam merespons setiap perubahan terutama yang jangka pendek. Adaptability, artinya perusahaan harus tahu apa yang terjadi di pasar, apakah akan muncul bahan baku baru, moda transportasi baru, distributor baru, metode kerja ataupun pasar baru. Alignment adalah kelanjutan dari integrasi. Alignment bisa sampai pada tahap penyelarasan antara pabrik, supplier, dan distributor. MENUJU SUKSES IMPLEMENTASI SCM Empat kriteria sukses SCM disajikan pada tabel berikut ini: 1. Sesuai Dengan Strategi Bisnis Biaya, inovasi, pelayanan, kualitas 2. Sesuai Dengan Kebutuhan Konsumen Dengarkan suara konsumen Kebutuhan antar segmen pasar berbeda Amati perubahan kebutuhan konsumen secara periodik 3. Sesuai Dengan Power Position Lihat skala operasi dan kekuatan merek Lakukan dialog dan titik optimal terbaik bagi konsumen Fokus pada konsumen akhir dan cari peluang kerja sama 4. Adaptif Teknologi, lingkup usaha, basis kompetensi, akuisisi dan merger Untuk mencapai empat kriteria sukses di atas, Cohen dan Roussel (2005) mengusulkan 5 hal, yang selanjutnya disebut dengan Five road to success in SCM yang terdiri dari: 1. View SCM as a Strategic Asset. Dalam hal ini SCm diposisikan sebagai alat bersaing strategic bagi perusahaan sehingga perlu diperhatikan oleh seluruh organisasi dan seirama dengan strategi bisnis organisasi. Untuk menjadikan SCM asset strategic, perusahaan perlu mempersiapkan lima strategi (Cohen and Roussel, 2005), yaitu Operation Strategy, Channel Strategy, Outsourching Strategy, Customer Service Strategy, dan Asset Network. Tabel berikut menggambarkan kapan sebaiknya masing-masing strategi operasi itu dipilih dan bagaimana strategi SCM-nya yang sesuai. Strategi Operasi Dipilih untuk Strategi SCM Pelayanan Produk standar yang dijual dalam volume besar SCM seefisien mungkin, standarisasi metode dan alat frekuensi dan lot size optimal, EOQ, ROP Make to Order Produk sesuai pesanan konsumen, pesan ulang masih mungkin tapi frekuensi kecil SCM responsive,target ketepatan waktu sangat penting. Variasi metode dan alat perlu dipersiapkan Configure to Order Produk standar yang produk akhirnya disesuaikan dengan keinginan konsumen Dari pabrik ke outlet adalah SCM efisien, dari outlet ke konsumen SCM responsif Engineer to Order Produk kompleks dan unik untuk keperluan konsumen tertentu SCM responsive. Metode alat perlu negosiasi dan kontrak khusus Sedangkan dalam Channel Strategy, focus pemikirannya adalah bagaimana produk sampai ke tangan konsumen, yang berarti harus dilakukan pemenuhan pola distribusi (langsung atau melalui distributor), moda transportasi (darat, laut, udara), dan metode pengiriman (dalam jumlah dan frekuensi pengiriman) yang tepat. Dalam Outsourching Strategy, pertimbangan utamanya adalah make or buy. Karena SCM adalah merupakan bagian dari pelayanan kepada konsumen, maka sangatlah penting untuk terus memperhatikan seberapa besar tingkat pelayanan yang seharusnya diberikan sesuai dengan segmentasi dan kontribusinya. Selain itu,karena SCM adalah jaringan proses yang terintegrasi dari pemasok ke konsumen, maka SCM tidak lainjuga merupakan jaringan asset yang harus dikendalikan. 2. Effective End-to-End Process Architecture. Membangun rancangan SCM secara terintegrasi mulai dari pemasok terujung sampai ke konsumen terakhir. 3. Powerful Organization. Ini berarti struktur organisasi SCM haruslah menjadi bagian terintegrasi dari organisasi secara keseluruhan, tanggung jawab peran jelas, dan diisi oleh personel yang kompeten. 4. Right Collaborative Model. Karena adalah jaringan yang pasti melibatkan pihak luar, maka perusahaan perlu membangun pola-pola kerja sama bersifat jangka panjang, secara cerdas dan seimbang. Tabel berikut menyajikan benefit yang didapatkan dari kolaborasi. Bagi Konsumen Bagi Produsen Barang Bagi Pemberi Jasa Mengurangi sediaan Mengurangi sediaan Mengurangi biaya pengiriman Meningkatkan pendapatan Menekan biaya gudang Pengiriman lebih cepat dan lebih tepat Mengurangi biaya order Menekan biaya gudang Pengiriman lebih cepat dan lebih tepat Meningkatkan keuntungan Lebih sedikit kemungkinan stockout Mengurangi biaya depresi Ramalan lebih akurat Mengurangi biaya tetap Alokasi untuk anggaran promosi lebih murah Meningkatkan pelayanan ke konsumen Efisiensi pemakaian sumber daya manusia Intensitas kolaborasi secara umum terbagi atas tiga angkatan, pertama adalah Transactional Collaboration. Ini adalah hubungan dagang biasa, satu pihak menjual dan pihak lain membeli, selanjutnya hubungan pun selesai. Tingkatan berikutnya adalah Cooperative Collaboration. Dalam tingkatan kolaborasi ini sudah mulai saling memberi, terutama informasi. Tingkatan kolaborasi yang lebih tinggi lagi adalah Coordinated Collaboration. Bedanya pemberian informasi dalam kolaborasi ini sudah bersifat wajib dan mengikat, tidak sekedar sukarela. Tingkatan yang paling tinggi adalah Synchronized Collaboration yang biasa juga strategic alliance. Dalam kolaborasi ini kedua pihak bahkan sudah terbagi risiko melalui investasi awal. Ada beberapa hal yang menjadi kunci sukses dalam berkolaborasi. Pertama, mulailah dari kolaborasi internal.Kedua, lakukan kolaborasi dengan mitra yang tepat. Ketiga, kemauan untuk berbagi manfaat, keuntungan, dan kerugian.Keempat, percaya pada mitra tetapi tetap kepentingan perusahaan tetap dijaga. Kelima, gunakan teknologi. Keenam, jangan lupa kompromistis. 5. Metrics to Manage Performance. Untuk memastikan tercapainya sasaran SCM, maka diperlukan alat pantau yang bisa mengukur kinerja seluruh rantai SCM. MODELING SEBAGAI CARA MENYELESAIKAN PROBLEM SCM Supply Chain diperlukan karena beberapa faktor berikut: • Market. Market memerlukan produk dengan kualitas yang bagus dan harga murah. • Competition. Suatu perusahaan berkompetisi dengan perusahaan lain di berbagai lini mulai dari produksi, proses, servis, dan inovasi. • Technology. Di Indonesia hamper semua perusahaan melakukan investasi untuk membangun ERP. • Economy. Bagaimana cara kita menurunkan IT budget. Implementasi SCM dikenal sebagai usaha improvement yang banyak mengeluarkan biaya, mengingat seringkali infrastruktur yang dibutuhkan belum tersedia. • Government Regulation. Faktor ini mencakup masalah environment, legal compliance, dan standar industry, dan lain-lain. Menurut Gartner ada lima faktor kunci kemampuan yang dimiliki oleh supply chain organisasi agar dapat menghasilkan hasil yang optimal. • Business Process Management. Mendesain business process yang baik dari supplier samapai ke customer dengan tujuan produk bisa dikirim ke pelanggan secara efisien. • Visisbility. Kemampuan untuk mendapatkan informasi dari supply chain partner kita, baik dari suppliermaupun distributor. • Business Activity Monitoring. Kemampuan untuk memonitor performance dari supply chain. • Analytic. Analytic adalah proses pengolahan data sehingga output dari data tersebut dapat menjadi informasi yang bisa digunakan untuk membantu mengambil keputusan. • Optimization. Kemampuan dalam menggunakan dan menganalisis data secara matematis untuk menghasilkan suatu hasil yang umum. Kemampuan analytic pada dasarnya adalah kemampuan untuk mengubah data dari transactional IT menjadi analytical IT. Salah satu cara untuk membantu proses Analytic menjadi lebih mudah dari sederhana adalah dengan menggunakan model. Modeling supply chain menjadi alat penting karena: a. Banyaknya elemen yang menyusun dan mempengaruhi kinerja dari supply chain. b. Kita tidak bisa memperkirakan apa yang akan terjadi di masa mendatang dengan tepat karena banyaknya variabel yang terlibat. c. Ketidakmampuan mengatur atau mengantisipasi keterkaitan antara elemen yang komplek dan variabilitas yang tinggi berakibat menumpuknya inventory, idle capacity dan membengkaknya biaya produksi dan transportasi. Model akan dibuat sebagai representasi dari suatu organisasi. Karena sesuai dengan tujuannya untuk melakukan analisis dan membantu proses pengambilan keputusan maka model dibuat dengan hirarki Strategic, Tactical, dan Operational. Pada level strategis dibicarakan masalah long term decision, deskripsi aggregate,dan tujuan yang dicapai dari pembuatan model ini adalah meminimalkan total cost dan memaksimalkan total revenue. Pada Tactical Level ini dibuat modeling yang lebih detail seperti menentukan inventory level, mengetahui deskripsi aggregate dari satu keluarga produk, dan tujuannya adalah untuk meminimalkan biaya inventory untuk suatuperiode tertentu. Sedangkan yang dilakukan dalam Operational Level adalah hal yang sangat mendetail seperti berbicara short term decision dan item level marketing. Secara umum modeling dapat dilakukan dengan tiga cara. Pertama, Mathematical Programming, yaitu dengan cara membuat persamaan matematis dari sistem yang akan dimodelkan. Kedua, Simulasi Komputer, yaitu dengan menggambarkan behavior interaksi anatar sistem yang terlibat. Dan ketiga yaitu Search Algorithm, yaitu mencoba secara sistematis kemungkinan solusi yang optimal, misalnya dengan menggunakan software iLog. MERANCANG END-TO-END SUPPLY CHAIN MANAGEMENT Terdapat empat pendekatan dalam melakukan desain supply chain management, yaitu dengan membuat proses bisnis sendiri, bantuan konsultan, buku, dan perangkat lunak (software). Gartner Group yang merupakan sebuah lembaga riset di Amerika Serikat mendefinisikan lima kapabilitas yang penting yang harus terdapat dalam suatu organisasi supply chain, yaitu manajemen proses bisnis (business process management), jarak penglihatan (visibility), pemantauan aktivitas bisnis (business activity monitoring), analisis (analytic), dan optimasi (optimization). MERANCANG ORGANISASI SCM Prinsip-prinsip perancangan organisasi Supply chain adalah sebagai berikut: 1. Bentuk mengikuti fungsi. Langkah-langkah yang dapat dipakai dalam merancang organisasi dengan menggunakan prinsip ini adalah: • Lupakan struktur organisasi yang ada saat ini, saatnya berkonsentrasi kepada proses suplly chain utama. • Kelompokkan kegiatan-kegiatan utama. Selanjutnya, analisis apa masukan (input) dan keluaran (output) dari kegiatan-kegiatan tersebut. • Tetapkan orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan proses plan, source, make, deliver, dan return. • Tarik garis di sekitar kelompok-kelompok yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan, hilangkan batas-batas yang ada diantara fungsi-fungsi itu, dekatkan ketrampilan-ketrampilan yang saling melengkapi. • Selanjutnya, ciptakan struktur organisasi baru. 2. Peran dan tanggung jawab yang jelas lebih penting daripada struktur. 3. Informasi yang mengalir dengan mulus kepada pengambil keputusan adalah kritikal. 4. Alat ukur kinerja SCM harus mendukung proses “end-to-end” supply chain. 5. Memahami bahwa apapun bentuk organisasi, kunci sukses perancangan adalah memahami kebutuhan akan ”global-local optima” dan melakukan apa yang diperlukan untuk mencapai hal tersebut. 6. Sejalan dengan poin 5, 5pahami, kembangkan dan jaga kemampuan inti perusahaan. 7. Lakukan pengaturan disekitar ketrampilan yang Anda butuhkan, bukan ketrampilan yang Anda miliki. METODE PENGUKURAN KINERJA SCM Cakupan KPI (Key Performance Indicator) dalam supply chain,meliputi beberapa hal seperti: a. Kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Kepuasan pelanggan bisa tercapai jika delivery performance-nya berjalan dengan baik serta adanya kemampuan menanggapi respon dari konsumen. b. Finance. Hal ini untuk mengetahui biaya pemenuhan pesanan, tingkat inventory dan serta outstanding sales. c. Quality. Hal ini berkaitan dengan masalah-masalah seperti faktur, instalasi, manufacturing orders. d. Cycle Time. Termasuk di dalamnya adalah kemampuan pemenuhan order, perjalanan putaran source yang ada, dan perencanaan kembali alur-alur yang telah terjadi. Salah satu cara mengukur kinerja supply chain adalah dengan menggunakan metode SCOR (Supply Chain Operation Reference). SCOR merupakan suatu model yang mampu memetakan (mapping) bagian-bagian supply chain. Dengan metode SCOR perusahaan dapat mengukur Metrics-nya. Analisis perlu dilakukan untuk mencapai kinerja supply chain yang maksimal. Ada tiga model yang biasa dilakukan untuk menganalisis kinerja Supply Chain yaitu: 1. Inspection Analysis. Analisis ini dilakukan dengan memetakan supply chain yang ada dan memeriksa apakah terjadi masalah redundancies, gaps, dan performance. 2. Baselining Analysis. Langkah ini dilakukan dengan melakukan data internal performance kepada inspeksi analisis. 3. Benchmarking Analysis. Analisis ini dilakukan dengan, pertama, menemukan populasi dari benchmarking perusahaan. Kedua mengumpulkan data benchmarking untuk penyusunan metric. Ketiga membandingkan internal metric dengan data benchmarking untuk mengetahui hal-hal yang perlu diperbaiki. PENERAPAN INFORMATION TECHNOLOGY PADA SCM LANGKAH PENERAPAN Ada empat metode implementasi: 1. Cut off. Software yang lama tetap berjalan, tapi pada titik tertentu dihapus (uninstall), atau disimpan. Muali hari itu pakai software yang baru. 2. Overlap period. Software yang lama masih dipakai, tapi software yang baru tetap dijalankan. 3. Step by step. Software ERP punya banyak modul, inventory, payment, dan sebagainya. 4. Pilet project. Dengan pilot project, kita melakukan uji coba dulu di satu atau beberapa kantor terlebih dahulu. Metode imi implemetasi sangat berpengaruh di awal penerapan IT pada SCM. Suatu perusahaan tergantung pada maturity model-nya untuk juga melakukan perubahan. Adapun faktor-faktornya: 1. Organization Size.Perusahaan besar atau perusahaan kecil masing-masing punya fleksibilitas untuk berubah. 2. Degree of Complexity.Compleksitas SDM-nya, software, ataupun resiko yang dihadapi.